Deelnemersreglement

Deelnemersreglement Exodus-wandeltocht     

De Exoduswandeltocht te Huissen is een herdenkingswandeltocht zonder competitieve elementen, in het kader van de evacuatie en terugkeer in najaar 1944 en voorjaar 1945. De wandeltocht wordt elk jaar gehouden op iedere laatste zaterdag in juni. 

De Exoduswandeltocht wordt georganiseerd door Stichting Exodus Wandelevenement te Huissen. Deelname aan de wandeltocht staat open voor eenieder die over een toereikende conditie beschikt. De deelname is gebonden aan het reglement zoals hierna beschreven en van toepassing zijn op alle deelnemers.

1. Start en finish van de Exoduswandeltocht vindt plaats bij 'Brood-Bar de Buitenpoort" aan Helmichstraat 1 te Huissen, dat voor deze gelegenheid is aangewezen als start- en finish-locatie.

2. De Exoduswandeltocht kent vijf afstanden, t.w:

                  5 km voor individuelen en groepen
                10 km voor individuelen en groepen
                17 km voor individuelen en groepen
                25 km voor individuelen en groepen
                45,5 km voor individuelen en groepen
         

3. De routes 10,17, 25, 44,5km lopen vanaf "De Brood Bar Buitenpoort", via de openbare weg, wandelpaden door de gemeente Lingewaard en deels de gemeente Arnhem. De 5 km afstand loopt door Huissen, gemeente Lingewaard.

4. De starttijden zijn voor individuelen en groepen:

De 25 en 44,5km lopers kunnen vanaf 07:00 uur starten.

De 5,10 en 17km kunnen vanaf 09:00 uur starten.

Afmelden is mogelijk tot 17.00 uur op het finishterrein.  

4a. Warmte protocol. Bij zeer warm weer kan het warmeprotocol gehanteerd worden. We houden lopers hiervan, indien van toepassing, op de hoogte via de website.

5. Deelname aan de Exoduswandeltocht geschiedt geheel vrijwillig en op eigen risico. De Stichting Exodus Wandelevenement aanvaardt geen verantwoordelijkheid en is niet aansprakelijk voor lichamelijk letsel of andere schade door deelnemers geleden door het ontbreken van de benodigde lichamelijke gesteldheid van een deelnemer.

6. Deelname is mogelijk voor iedere wandelaar, hetzij individueel, dan wel in groepsverband.

7. Deelname in groepsverband is mogelijk met een groep van tenminste 11 personen, inclusief de groepsleider.

8. Voor het deelnemen aan de Exoduswandeltocht is per deelnemer een startkaart vereist, welke vooraf of op de dag van de wandeltocht tegen betaling verkregen kan worden. Voor deelnemende groepen zijn er groepsstartkaarten. Deze groepsstartkaarten zijn geldig voor het totaal aantal personen van de betreffende groep. Deelname zonder startbewijs is niet toegestaan.

Het is niet toegestaan op dezelfde dag, na het volbrengen van een der afstanden, deze nogmaals te lopen. Indien van deelname wordt afgezien, bestaat er, ongeacht de reden,  geen recht op teruggave van het deelnamegeld.

9. Wandeltickets/startkaarten kunnen vooraf tegen betaling worden verkregen via de website Exodus Wandeltocht of op het startterrein bij het startbureau op de wandeldag zelf. Zie voor de kosten de website www.exodushuisssen.nl of www.exodustocht.nl 

10. Het is deelnemende groepen en individuelen toegestaan bij het passeren van de Exodus monumenten op de route, het parcours tijdelijk te verlaten om hun respect te betuigen aan de gevallenen van de Evacuatie. Bezoekers van de monumenten worden geacht hier gepaste stilte en respect in acht te nemen.

11. Nadat een deelnemer met succes de gekozen afstand heeft volbracht, kan de deelnemer tegen een vergeoding een medaille of een jaarpin ontvangen.

12. Onder wandelen wordt algemeen verstaan het zich zodanig voorwaarts bewegen, dat met de voeten voortdurend contact met de grond wordt gemaakt en het lichaamsgewicht beurtelings van het linker- op rechterbeen wordt overgebracht. Het is niet toegestaan gebruik te maken van een vervoermiddel of in looppas voort te bewegen (hardlopen).

13. Het gebruik van een wandelstok is toegestaan, evenals het gebruik van de zgn. poles ten behoeve van Nordic Walking mits en voor zover dit geen overlast veroorzaakt aan de overige wandelaars. Het parcours is niet ingericht op rolstoelen. Het gebruik van buggy, wandelwagens en bolderwagens wordt ten sterkste afgeraden, doch is toegestaan mits en voor zover dit geen overlast veroorzaakt aan de overige wandelaars.

14. Groepen dienen zich op het parcours zodanig te formeren en te gedragen dat zij de individuele wandelaars niet tot overlast zijn. Individuele wandelaars dienen marcherende groepen niet zodanig te hinderen, dat zij genoodzaakt zijn stelselmatig hun pas te moeten inhouden of de formatie te verbreken. Passeren is alleen toegestaan indien hierdoor geen hinder ontstaat voor andere deelnemers. Volgens artikel 9 van het RVV 1990 mag een marscolonne geen grotere breedte dan drie en geen grotere lengte dan dertig personen hebben.

15. Het meevoeren van honden is alleen toegestaan indien deze kort aangelijnd zijn en blijven gedurende de gehele wandeltocht. De hond dient gesocialiseerd te zijn en ontlasting dient meteen door zijn begeleider te worden opgeruimd. Gelet op de drukte op sommige delen van het parcours wordt het meevoeren van honden/huisdieren sterk ontraden.

16. Tijdens de Exoduswandeltocht is het de deelnemers verboden om:

   * vóór de officiële starttijden het parcours te betreden;
   * zich luidruchtig te gedragen op plaatsen van herdenking, zoals o.a. de Begraafplaats Huissen-Stad;
   * op enigerlei wijze uiting te geven aan een politieke gezindheid of geloofsovertuiging;
   * zich aanstootgevend te gedragen of te kleden of te lopen met ontbloot bovenlijf;
   * reclamevoorwerpen mee te voeren/uit te delen, behoudens toestemming van de organisatie;
   * voorwerpen mee te voeren die in redelijkheid overlast of gevaar kunnen opleveren;
   * een ernstige mate van hinder te veroorzaken voor andere deelnemers;
   * afval op het parcours of aanliggende terreinen te deponeren; dit dient in de daartoe geëigende vuilcontainers e.d. die langs het parcours staan gedeponeerd te worden.

17. Het is niet toegestaan het parcours te betreden of te doorkruisen met brommers, motoren, auto's of vrachtwagens. Het kruisen van de routes is alleen daar toegestaan, waar dit duidelijk middels verkeersafzettingen en -maatregelen is aangeven.

18. De Stichting Exodus Wandelevenement treft verkeersmaatregelen op het parcours vanaf 07.00 tot 17.00 uur op de dag van de Exoduswandeltocht. Het gebruik van het parcours is voor eigen risico van de deelnemers. De Stichting Exodus Wandelevenement kan op geen enkele wijze aansprakelijk gehouden worden voor het gebruik van het parcours. Gebruik van het parcours buiten de aangegeven tijden is niet toegestaan vanwege mogelijke extra gevaren als gevolg van het niet voorhanden zijn van afzettingen e.d..

19. Aanwijzingen door medewerkers van de Stichting Exodus Wandelevenement, politie en/of verkeersregelaars dienen te worden opgevolgd. De Wegenverkeerswet en het Reglement Verkeersregels en Verkeerstekens blijven tijdens de Exoduswandeltocht onverkort van kracht, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven. De verkeersregelaars en controleurs zijn herkenbaar gekleed.

20. Stichting Exodus Wandelevenement is op geen enkele wijze verantwoordelijk of aansprakelijk voor ongevallen, ziekte en/of overlijden van haar deelnemers of verlies van bezittingen voorafgaand, tijdens of na afloop van de wandeltocht. Deelnemers dienen zelf zorg te dragen voor een toereikende lichamelijke conditie, toe te zien op een adequate voorbereiding op de wandeltocht, zorg te dragen voor goede kleding en schoeisel, zorg te dragen voor voldoende en geschikt eten en drinken en het besluit te nemen om tijdens de wandeltocht eventueel de deelname te beëindigen.

21. Stichting Exodus Wandelevenement wijst nadrukkelijk op het risico van onderkoeling, oververhitting en zonnesteek als gevolg van het stilzitten (in rolstoelen, scootmobielen, buggy's, wandel- en bolderwagens) en wijst iedere verantwoordelijkheid op dit vlak af.

22. Gedurende de wandeltocht wordt de medische dienst verzorgd door het Rode Kruis Arnhem voor het behandelen van complicaties ontstaan tijdens of als gevolg van het deelnemen aan de Exoduswandeltocht.

23. Stichting Exodus Wandelevenement, behoudt zich het recht voor individuen en/of groepen de (verdere) deelname aan de Exoduswandeltocht te ontzeggen  ingeval de (verdere) deelname het goede verloop van de wandeltocht zou kunnen verstoren, zulks geheel en uitsluitend ter beoordeling van de organisatie.

24. Stichting Exodus Wandelevenement, behoudt zich het recht voor de route, start- en/of finishtijden en/of -plaatsen te wijzigen of de Exodus Wandeltocht geheel of gedeeltelijk af te gelasten op grond van extreme weersomstandigheden of andere buitengewone omstandigheden, waarbij dit in redelijkheid niet anders van organisatie Stichting Exodus wandelevenement kan worden verwacht. Er bestaat dan geen recht op teruggave van het deelnamegeld en/of andere gemaakte kosten.

25. Door het verkrijgen van een startbewijs, verklaart iedere deelnemer zich onvoorwaardelijk akkoord met het bij of krachtens dit deelnemersreglement.

26. Privacybeleid (AVG).

• Als de deelnemer zich inschrijft voor één van onze wandeltochten, dan stuur de deelnemer ons enkele persoonsgegevens. Deze gegevens hebben wij nodig om de voorbereiding van ons evenement en het evenement zelf goed te laten verlopen. De deelnemer kan erop vertrouwen dat wij altijd zorgvuldig met deze gegevens omgaan en ieders privacy respecteren!
• Inschrijving
  Als de deelnemerzich heeft ingeschreven, gebruiken we deze gegevens om officieel als deelnemer in onze administratie op te nemen. Nadat de inschrijving volledig is afgerond, bewaren wij deze gegevens om alles tijdens het evenement goed te laten verlopen.
• Tijdens ons evenement
  De vrijwilligers bij het start- en finishbureau weten dankzij de gegevens van de deelnemer inschrijving dat de deelnemer mag deel nemen aan onze Exodus wandeltocht. Daarnaast kan deze informatie zeer belangrijk zijn in het geval van calamiteiten, dus het is voor iedereen prettig dat deze informatie bij ons bekend is.
• E-mail
  Alle ingeschreven deelnemers worden in aanloop naar ons evenement extra geïnformeerd via e-mail. Dit doen wij, zodat de deelnemer zich optimaal voor kan bereiden.
• Altijd veilig
  de deelnemer die zich inschrijft kan erop vertrouwen dat de persoonsgegevens veilig zijn bij ons. De persoonsgegevens worden niet openbaar gemaakt en worden ook niet gedeeld met derden. 
• Inzien, laten wijzigen of laten verwijderen van je gegevens
  Iedereen heeft het recht om zijn/haar persoonsgegevens die bij ons bekend zijn in te zien, te laten wijzigen of te laten verwijderen. Als u dit wilt doen, neem dan contact met ons op en dan wordt er zo snel mogelijk actie ondernomen. Let op: als de deelnemer bij ons is ingeschreven en deel wilt nemen aan één van onze tochten, dan kunnen wij de persoonsgegevens tussentijds niet verwijderen. Deze persoonsgegevens worden na het evenement verwijderd, zodat de deelnemer nog wel deel kunt nemen aan ons evenement.
• Foto’s
  Voor alle foto’s die wij gebruiken voor promotie van ons openbare evenement (denk aan: website, flyers, nieuwsartikelen), hebben wij geen directe toestemming nodig van de mensen die daar herkenbaar op staan. Ziet u toch een foto van uzelf op onze website waarvan u wilt dat wij die niet meer gebruiken? Neem dan contact met ons op.
• Wie bewaart, die heeft wat
  Wij willen de deelnemer in de toekomst graag blijven informeren over onze wandeltochten. Daarnaast is het voor de evaluatie en ontwikkeling van ons evenement goed om bepaalde gegevens van meerdere edities naast elkaar te leggen. Om de deelnemer te blijven en informeren en om ons evenement te blijven verbeteren, bewaren we het mailadres maximaal vijf jaar.
• Naar aanleiding van ons privacybeleid vragen of opmerkingen? Neem dan gerust contact met ons op.

 

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur van Stichting Exodus Wandelevenement. Het bestuur van Stichting Exodus Wandelevenement draagt er zorg voor dat dit Reglement door publicatie of anderszins voor iedere deelnemer voldoende bekend is.

Wijzigingen voorbehouden zonder voorafgaande kennisgeving.

Huissen, 

maart 2023